La préparation passée, vous commencez à recevoir des candidat.e.s en entretien. Votre présélection vous satisfait et aujourd’hui vous souhaitez que vos managers et vous puissiez faire passer des entretiens cadrés, faciles et efficaces. 
Alors pour se mettre dans de bonnes conditions, vous lisez le CV du/de la candidat.e et c’est le moment pour vous d’ouvrir votre guide d’entretien.

Mais qu’est-ce qu’un guide d’entretien ? 

C’est un document écrit regroupant les questions que vous allez poser aux candidat.e.s (sur la base des critères choisis – voir l’article précédent), sur un poste donné ainsi que les bonnes pratiques et attitudes à avoir lors d’un entretien. Le guide vous permet donc d’encadrer le déroulement de ces derniers mais aussi d’impliquer chaque interviewer et donc d’éviter les répétitions. De fait, il permet à un nouveau.elle collaborateur.rice de prendre la main sur un entretien de manière rapide et efficace. 

Comment rédiger un guide d’entretien ?

Commencer par le commencement, la structure : le Guide d’Entretien est composé de 3 parties : 

1. L’introduction :  ici se détachent les principaux points et bonnes pratiques pour un bon déroulement d’entretien.
   N’oubliez pas ! Un entretien peut être un événement stressant tant pour le/la candidat.e que pour l’interviewer qui fait passer l’entretien. La clé est de mettre tout le monde dans de bonnes conditions. 

Ce qui peut apparaître dans votre introduction :

• L’accueil du/de la candidat.e à l’heure, lui souhaiter la bienvenue et le/la remercier de son intérêt pour le poste et l’entreprise,
• La détendre du/de la candidat.e s’il/elle est nerveux.se, ne pas hésiter pendant deux ou trois minutes à parler de sujets anodins (le temps par exemple),
• L’annonce de l’objectif de l’entretien : évaluer ou connaître ses compétences, répondre à ses questions sur le poste et l’organisation et lui donner plus d’informations sur la suite.

Vous pouvez aller un peu plus loin en étant plus précis sur les thématiques que vous allez aborder (questions sur tel type de connaissance, la typologie des questions et l’attente qui en résulte…) :

• Ne pas oublier de vous présenter, ainsi que le contexte de l’ouverture du poste.
• Indiquez au/à la candidat.e que vous prenez des notes tout au long de l’entretien et invitez le/la à en faire de même.
• Et enfin, avant de commencer un entretien, demandez toujours si votre interlocuteur.rice est prêt.e et ajoutez qu’il/elle peut prendre le temps nécessaire pour répondre à chacune des questions.

2. Le corps du guide : composé des questions préparées en suivant les séquences appropriées (sans les questions d’approfondissement ou de suivi), il sert à garder un fil rouge pour le recruteur comme pour le/la candidat.e lors de l’entretien. Nous verrons la typologie des différentes questions juste après. 

3. La conclusion : comme l’introduction, elle comporte un ensemble de bonnes pratiques. Ces dernières vous permettront d’aligner tous vos collaborateur.rice.s et de booster votre marque employeur à travers l’expérience candidat.
   

Ce qui peut apparaître dans votre conclusion :

• L’annonce de la fin de l’entretien en prenant le temps de remercier le/la candidat.e pour cet échange,
• Si vous n’avez pas répondu à toutes les questions du/de la candidat.e c’est le moment de le faire. Dans tous les cas, demandez toujours s’il lui reste des questions en suspens.

Si vous n’avez pas encore échangé sur le processus de recrutement, faites-le ! Tenez vos annonces en termes de temps de réponse pour un retour sur un entretien et votre expérience candidat atteindra des sommets.

À noter : toujours terminer un entretien sur une note plaisante : ce fut un plaisir de vous rencontrer, par exemple ! 

Les entretiens : standardisation et durée 

Il est temps maintenant de vous parler de standardisation des entretiens. Il faut tout d’abord savoir qu’il en existe 4.

Pour ma part, suivant les clients que j’accompagne je varie du niveau de structure 2 à 4 avec toujours quelques nuances. Mon idéal se situe entre le 3 et 4, néanmoins j’adapte la standardisation en fonction des contextes clients. 

Les 4 niveaux de standardisation des entretiens : 

• Niveau 1 – Structure absente : pas de plan, pas de préparation de questions, 
• Niveau 2 – Structure faible : liste de thèmes à couvrir,
• Niveau 3 – Structure élevée : liste de questions définis que l’interviewer peut  poser tout en choisissant d’approfondir ou non chaque question, 
• Niveau 4  – Structure maximale : exactement les mêmes questions, dans le même ordre et sans flexibilité pour chaque candidat.e. 

Idéalement un entretien à une durée comprise entre 45 et 90 minutes selon le niveau de complexité de l’emploi. Quant au nombre de questions, comptez entre 10 et 20. On compte à peu près 3 minutes par réponse mais attention néanmoins aux questions situationnelles (vues dans un article précédent) et les questions d’approfondissement qui peuvent donner un temps de réponse allant jusqu’à 10 min. 

Si cet article vous a plu, retrouvez nous la semaine prochaine pour la quatrième partie de notre série sur les entretiens structurés : les questions à poser en entretien.